チェックリスト(参考例)

(参考例)仕事のスピード、効率・効果チェックリスト

1. 未読メールのみの表示にされていますか?
  ← この方がメールの返信が早くなる上に、ストレスが減る

 

2. 未読メールが大体何通くらいでしょうか?
  (未読メールはいつもチェックして、基本的にゼロにしていますか?)

 

3. 未読メールは、大体何時間以内くらいに処理していますか?
  (読む、あるいは返信する)

 

4. メールソフトの幅を狭め、デスクトップの右端1/4のスペースを活用していますか?

 

5. デスクトップの右端に文例フォルダや利用度の高いHPのショートカットなどを置き、
  活用していますか?

 

メール処理やPCの使い方は、仕事の早い人とそうでない人に大変な差がある。

 

社員全員のスキルアップを図ることにより、事業展開のスピードが相当変わってくる。

 

「個人の勝手でしょ?」と言わせないよう、率先垂範でメリットを見せる

 

6. メールは手作業でフォルダに分けたりせず、受信トレイでの一括管理にしていますか?

 

7. 「高度検索」( Shift + Ctrl + F)を使用していますか? ← Outlook の場合

 

8. 単語登録を少なくとも100以上は行って活用していますか?

 

9. ショートカットキーを少なくとも10以上活用していますか?

 

10. PCを閉じる際は、スリープにしていますか?
   (電源をOFFにする必要はないのでフリーズ以外は電源は切らない)

 

11. 休みの日でも、朝一度、日中一度、夜二度程度はメールをチェックしていますか?
   (慣れればストレスはない。むしろ、ストレスが減る。
    そういうふうに自分や社員を躾けるほうが結局は快適に過ごせる)

 

12. 自宅では、PCを常にONにし、ネットに接続していますか?
   (1M以上の高速ネットワークは必須)

 

13. 自宅にPCがおける机がありますか?
   (どんなに小さくても。必要な時に取り出すのでは、億劫になってしまいます)

 

14. メモに仕事の優先順位をこまめに書いて、チェックリストとして活用していますか?

 

15. メモ1ページを平均何分で書いていますか?
  できれば1分、かかっても2分以内に書いていますか?

 

16. 頭に浮かぶことをすべてメモに書いていますか?
  かっこつけず、浮かんだまま書けていますか?

 

17. 仕事中の気づきなど、その時々にどんどん書きとめていますか?
   夜家に帰ってから、あわててメモを8〜10枚書いていませんか?

 

18. メモのテーマが思いつかなくて困ることがよくありませんか?

 

19. メールを書こう、出さなくては、と思いついたらすぐメールを書き発信できていますか?

 

20. 資料を作成する際は、最初の1時間以内にアウトプットイメージを全体構成、
  ページ配分も含めて明確にし、その上で作業していますか?

 

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